Sự phát triển và sự thay đổi liên tục trong lĩnh vực quản lý và sản xuất đã tạo ra nhiều phương pháp và mô hình quản lý mới để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và cạnh tranh. Mô hình Just in time không chỉ là một phương pháp quản lý, mà còn là một triết lý quản lý; nhằm tối ưu hóa sự linh hoạt, giảm lãng phí và tăng chất lượng sản phẩm.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về mô hình JIT, điểm mạnh và yếu của nó, cũng như cách áp dụng và tiềm năng lợi ích mà nó mang lại cho các doanh nghiệp.
Just in time là gì
Just-In-Time (JIT) là một phương pháp quản lý tồn kho và quản lý quá trình sản xuất nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và chuỗi cung ứng. Mục tiêu chính của JIT là đảm bảo rằng hàng hóa và nguyên liệu chỉ được sản xuất hoặc cung cấp khi chúng cần thiết, ngay lúc cần thiết, và ở số lượng cần thiết. Phương pháp này đặt trọng tâm vào sự linh hoạt, hiệu suất và giảm bớt lãng phí.
Các đặc điểm quan trọng của Mô hình Just in time gồm:
- Tối ưu hóa tồn kho: JIT giảm tồn kho xuống mức tối thiểu hoặc gần như không có tồn kho, giúp giảm tiêu hao tài sản và chi phí liên quan đến lưu trữ và quản lý tồn kho.
- Sản xuất theo nhu cầu: Sản phẩm được sản xuất chỉ khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu, đảm bảo rằng không có sản phẩm dư thừa.
- Tiết kiệm tài nguyên: JIT giúp ngăn chặn việc sản xuất quá mức, tiết kiệm nguyên liệu, năng lượng và thời gian.
- Tập trung vào chất lượng: Với số lượng sản phẩm ít, công ty có thể tập trung vào việc kiểm soát chất lượng mỗi sản phẩm một cách cẩn thận.
- Giảm lãng phí: JIT giúp giảm lãng phí trong quá trình sản xuất, bao gồm lãng phí do sản phẩm dư thừa, lãng phí vì tồn kho quá nhiều, và lãng phí do quá trình sản xuất không hiệu quả.
JIT thường được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là trong sản xuất ô tô và công nghiệp chế biến. Tuy nhiên, để triển khai JIT thành công, cần có sự hợp tác mạnh mẽ từ tất cả các phần tử trong chuỗi cung ứng và một quản lý rất chặt chẽ để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ diễn ra đúng thời điểm và hiệu quả.
Điều kiện áp dụng Just in Time
Để thực hiện mô hình Just-In-Time (JIT) một cách hiệu quả, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại, cần phải tuân thủ một số điều kiện và thực hiện các biện pháp kỹ thuật cụ thể. Dưới đây là những yếu tố quan trọng của JIT:
– Tính chất sản xuất lặp đi lặp lại: JIT thường áp dụng hiệu quả nhất đối với các hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại, nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất trong qui trình tương tự hoặc tương đối giống nhau.
– Lô hàng nhỏ và sản xuất gần như nhau: JIT đặt trọng tâm vào việc sản xuất từng lô hàng nhỏ có qui mô sản xuất tương tự hoặc gần như nhau. Điều này giúp giảm thiểu tồn kho và tiết kiệm vốn.
– Tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất: Mô hình này đề xuất việc tiếp nhận vật tư và nguyên liệu trong suốt quá trình sản xuất thay vì tích trữ chúng trong kho. Điều này giúp giảm lãng phí và tối ưu hóa việc quản lý tồn kho.
– Kiểm tra chất lượng liên tục: JIT đặt sự tập trung vào kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất. Sản phẩm được kiểm tra ngay khi hoàn thành để đảm bảo chất lượng và tránh sản phẩm lỗi tràn vào quá trình sản xuất tiếp theo.
– Luồng hàng hóa liên tục: Quá trình sản xuất và phân phối phải được lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng mỗi công đoạn tiếp theo được thực hiện ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Không có sự chờ đợi từ nhân công hoặc thiết bị.
– Tối ưu hóa sản xuất và quá trình lao động: Mỗi công đoạn chỉ sản xuất số lượng sản phẩm/bán thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần. Người công nhân ở công đoạn tiếp theo là khách hàng của công đoạn trước đó và có trách nhiệm kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm trước khi thực hiện công việc của họ.
– Hợp tác mạnh mẽ với nhà cung cấp: Để đảm bảo nguồn cung cấp liên tục, cần thiết phải có sự hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp. Các giao dịch và giao hàng phải được xác định và đảm bảo đáp ứng đúng thời hạn.
– Sử dụng công nghệ và tự động hóa: Công nghệ và tự động hóa có thể giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí và tăng hiệu suất.
– Phân bổ công việc đều đặn: Để duy trì mô hình JIT, công việc cần phải được phân bổ đều đặn trong suốt thời gian, không nên có ngày quá bận hoặc ngày ít việc.
Tóm lại, JIT đòi hỏi sự chuẩn bị, quản lý kỹ thuật và sự hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp và các đối tác trong chuỗi cung ứng. Nó có thể tạo ra sự hiệu quả và tối ưu hóa lãng phí trong sản xuất và quản lý tồn kho.
Lợi ích khi áp dụng mô hình Just in Time vào trong quản lý tồn kho
✅ Giảm tối đa tồn kho và ứ đọng vốn: JIT giúp giảm tồn kho xuống mức tối thiểu hoặc gần như không có tồn kho. Điều này giúp giảm lãng phí vốn mà doanh nghiệp cần đầu tư vào tồn kho không sinh lãi.
✅ Giảm diện tích kho bãi: Với tồn kho được giảm bớt, doanh nghiệp cần ít diện tích lưu trữ hơn, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và thuê mặt bằng.
✅ Tăng chất lượng sản phẩm: Sự tập trung vào kiểm tra chất lượng và quy trình sản xuất liên tục trong JIT giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sản phẩm lỗi.
✅ Giảm phế liệu và sản phẩm lỗi: Nhờ kiểm tra chất lượng liên tục, số lượng sản phẩm lỗi và phế liệu giảm đi đáng kể.
✅ Tăng năng suất nhờ giảm thời gian chờ đợi: bằng cách đảm bảo rằng mọi công đoạn tiếp theo có sản phẩm đầu vào ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Điều này tăng năng suất tổng thể.
✅ Linh hoạt trong thay đổi qui trình sản xuất và mẫu mã sản phẩm: JIT cho phép doanh nghiệp thay đổi qui trình sản xuất và sản phẩm một cách nhanh chóng và dễ dàng để đáp ứng sự biến đổi của thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.
✅ Công nhân được tham gia sâu trong việc cải tiến: JIT thúc đẩy sự tham gia của công nhân trong việc cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng. Họ có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
✅ Giảm lao động gián tiếp: Cùng với việc giảm tồn kho, JIT giảm cần thiết phải có lao động gián tiếp liên quan đến quản lý tồn kho và vận chuyển.
✅ Giảm áp lực của khách hàng: JIT giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, làm giảm áp lực từ phía khách hàng và tạo sự tin tưởng trong mối quan hệ khách hàng-doanh nghiệp.
Bất lợi của mô hình Just in Time
Bên cạnh những lợi ích, Mô hình Just In Time trong quản lý hàng tồn kho có những bất lợi và rủi ro đáng lưu ý:
👉 Rủi ro phụ thuộc vào dự báo và nhà cung cấp: JIT phụ thuộc mạnh vào dự báo chính xác và mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp chính. Khi một trong hai yếu tố này gặp vấn đề, có thể xảy ra sự cố do không có kế hoạch dự phòng.
👉 Thiếu sự chuẩn bị: Quá trình chuyển đổi sang mô hình JIT yêu cầu sự chuẩn bị đầy đủ. Điều này ảnh hưởng đến tổ chức và chuỗi cung ứng, có thể đòi hỏi thay đổi thủ tục và quy trình hiện có.
👉 Gián đoạn chuỗi cung ứng: Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng có thể dẫn đến đình trệ trong quá trình sản xuất do thiếu nguyên liệu hoặc thành phẩm.
👉 Cơ hội bị bỏ lỡ: Do không có tồn kho hoặc ít tồn kho, công ty có thể không đáp ứng được đơn đặt hàng lớn và đột xuất một cách nhanh chóng.
👉 Thay đổi giá ngoài dự kiến: Trong Mô hình Just in time, chi phí cho các bộ phận thường được coi là không đổi. Khi chi phí tăng, tỷ suất lợi nhuận có thể giảm đi.
👉 Phụ thuộc vào dự báo: Mô hình JIT phụ thuộc mạnh vào dự báo, điều này có thể gây khó khăn trong việc thích ứng với biến động đột ngột trong nhu cầu hoặc cung ứng.
👉 Các vấn đề về đơn hàng: Tình trạng thiếu hàng và hết hàng có thể làm gián đoạn quá trình quản lý tồn kho và dẫn đến không đáp ứng kịp thời.
👉 Chi phí tìm nguồn cung ứng địa phương: JIT dựa vào nguồn cung ứng địa phương, nhưng có thể tạo ra chi phí cao hơn do nhiều lý do khác nhau. Sự phụ thuộc này cũng có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy trong việc cung ứng.
👉 Áp lực về thời gian: Quá trình lập kế hoạch có thể làm tăng giá vốn hàng bán (COGS) do không có đảm bảo về giá nguyên liệu thô tốt nhất từ nhà cung cấp.
👉 Nhân viên không tuân thủ: Sự thiếu tuân thủ của thành viên trong tổ chức đối với Mô hình Just in time có thể ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng và các vấn đề khác.
👉 Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Nếu một nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn hoặc đúng số lượng, có thể làm gián đoạn toàn bộ quá trình sản xuất và cung ứng.
Triển khai mô hình Just in Time
Triển khai mô hình Just In Time là một quy trình quản lý tinh gọn, tập trung vào việc tối ưu hóa sản xuất và quản lý tồn kho:
- Bước 1: Thiết kế
Mô hình Just in Time bắt đầu bằng việc xem xét các yếu tố quan trọng của sản xuất như thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, nguồn nhân lực và kế hoạch sản xuất. Các kế hoạch này được thiết kế để xây dựng một hệ thống linh hoạt, loại bỏ gián đoạn và giảm thiểu lãng phí.
- Bước 2: Quản lý
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đảm bảo sự cải tiến liên tục trong quá trình sản xuất. Đánh giá của quản lý xác định vai trò và trách nhiệm của người lao động, xác định và đo lường kiểm soát chất lượng thống kê, ổn định lịch trình sản xuất, kiểm tra lịch trình và công suất.
- Bước 3: Chiến lược kéo
Hướng dẫn nhóm công nhân về các phương pháp sản xuất bằng cách sử dụng phương pháp Kanban và xem xét lại chính sách về kích thước lô sản xuất để giảm kích thước lô.
- Bước 4: Thiết lập
Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm kiểm tra danh sách nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, thỏa thuận về thời gian giao hàng và các biện pháp tối ưu hóa trong chuỗi cung ứng.
- Bước 5: Tinh chỉnh
Xác định nhu cầu hàng tồn kho và thực hiện các biện pháp kiểm soát và giảm chuyển động tồn kho.
- Bước 6: Xây dựng
Đào tạo nhân viên về các kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện công việc của họ trong Mô hình Just in time.
Bước 7: Tinh chỉnh lại
Liên tục cải tiến quy trình sản xuất bằng cách tinh chỉnh, tiêu chuẩn hóa và xem xét toàn bộ quy trình.
- Bước 8: Đánh giá
Theo dõi và đánh giá chất lượng sản phẩm, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thực hiện cải tiến để nâng cao quá trình JIT.
