Trong lĩnh vực vận tải biển, chứng từ là tài liệu không thể thiếu quá trình vận chuyển hàng hóa trên biển. Những loại tài liệu này không chỉ là những giấy tờ thông thường, mà chúng đích thực là những chìa khóa giúp mở ra cánh cửa của các cuộc giao dịch vận tải với độ chính xác cao.
Với những chứng từ đó, việc vận chuyển hàng hóa trên biển không chỉ trở nên đáng tin cậy và an toàn hơn mà còn giúp tối ưu hóa quá trình giao nhận. Từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự hiệu quả của chuỗi cung ứng. Hãy cùng Southern tìm hiểu thêm về những chứng từ không thể thiếu trong vận tải đường biển.
Chứng từ vận chuyển là gì?
Chứng từ vận tải (hay còn gọi là vận đơn) là tài liệu được cấp bởi chủ phương tiện vận chuyển để xác nhận việc khách hàng đã nhận được hàng hóa. Trong lĩnh vực vận tải, các chứng từ và vận đơn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu. Chúng đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Các loại chứng từ vận tải phổ biến bao gồm vận đơn đường biển, vận đơn đường bộ, và vận đơn hàng không.
Trong các vận chuyển đường biển và hàng không, vận đơn là chứng từ chính thức xác nhận việc hàng hóa đã được gửi đi và sẽ được vận chuyển đến địa điểm đích. Nó cũng có vai trò là một tài liệu quan trọng cho việc thanh toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
Trái lại, trong vận tải đường bộ, thay vì sử dụng chứng từ vận đơn, người ta thường dùng các tài liệu như biên lai hàng hóa hay chứng từ giao hàng FCR. Những tài liệu này vẫn xác nhận việc giao nhận hàng hóa, nhưng không mang tính chất sở hữu như vận đơn. Chúng giúp đảm bảo việc vận chuyển diễn ra đúng quy trình và tránh những sai sót không mong muốn.
Vận chuyển đường biển cần những giấy tờ gì?
Tài liệu liên quan đến cảng và tàu
– Bản khai lược hàng hóa: Là một tài liệu liệt kê chi tiết các loại hàng hóa được sắp xếp và vận chuyển trên tàu đường biển đến các cảng khác. Bản khai lược này thường do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Nó phải được chuẩn bị ngay sau khi hoàn thành việc xếp hàng, hoặc có thể được lập trước khi ký vận đơn miễn sao hoàn thành trước khi tàu rời cảng.
– Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng trong vận tải hàng hóa, do người chuyên chở hoặc đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được sắp xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có tác dụng như bằng chứng cho giao dịch hàng hóa và là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển.
– Biên lai thuyền phó: Là chứng từ do thuyền phó (thủy thủ trưởng) của tàu gửi hàng cấp cho người gửi hàng hoặc chủ hàng xác nhận rằng tàu đã nhận hoàn thành việc nhận hàng.
– Sơ đồ xếp hàng: Là bản vẽ mô tả chi tiết sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu, bao gồm các ký hiệu đánh dấu cho từng loại hàng hóa và điểm đến từng cảng.
– Phiếu kiểm đếm: Thường được sử dụng để xác nhận số lượng hàng hóa đã được xếp lên tàu. Một bản sao của phiếu này sẽ được giao cho thuyền phó phụ trách hàng hóa để lưu giữ, đồng thời nó cũng cần thiết để giải quyết các khiếu nại về tổn thất hàng hóa sau này.
– Chỉ thị xếp hàng của Công ty vận tải: Là hướng dẫn của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa được gửi đến cảng và cách xếp lên tàu theo các chỉ dẫn cần thiết.
Chứng từ hải quan trong vận tải đường biển
Khi thực hiện hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, việc chuẩn bị các loại giấy tờ hải quan là điều vô cùng quan trọng và đầu tiên phải được thực hiện. Chủ hàng phải cung cấp các giấy tờ sau đây khi hàng hóa di chuyển xuyên quốc gia:
– Bản chính văn bản cho phép xuất khẩu: Đây là tài liệu quan trọng chứng nhận việc xuất khẩu hàng hóa đã được phê duyệt và được ủy nhiệm từ Bộ Thương mại.
– 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia. Đây là tài liệu quan trọng xác định thông tin chi tiết về hàng hoá và thông quan.
– 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương: Hợp đồng mua bán ngoại thương là thỏa thuận giữa người mua và người bán ở hai nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa. Đây là tài liệu quan trọng chứng minh việc thỏa thuận giao dịch giữa hai bên.
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp: Đây là các giấy tờ chứng nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động và có mã số doanh nghiệp hợp pháp. Đây là các tài liệu cơ bản chứng minh tính hợp pháp và xác định doanh nghiệp thực hiện giao dịch.
– 02 bản chính kê khai chi tiết hàng hóa: Đây là các tài liệu chi tiết về hàng hoá trong kiện hàng, giúp tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa. Đồng thời, nó cũng có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau.
Sự chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ các giấy tờ hải quan này là vô cùng quan trọng để đảm bảo việc xuất nhập khẩu hàng hóa được thực hiện một cách hợp pháp và suôn sẻ. Đồng thời giúp đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình của Hải quan.
Các tài liệu khác
– Giấy chứng nhận xuất xứ (CO): Giấy chứng nhận xuất xứ cung cấp thông tin về quốc gia sản xuất và tên của nhà sản xuất. Đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và chất lượng của sản phẩm.
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ thanh toán cơ bản được người bán soạn ra yêu cầu người mua trả đúng số tiền đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ số lượng, tổng giá trị, đơn giá và điều kiện cơ sở giao hàng, đây là tài liệu q0uan trọng giúp thực hiện thanh toán và ghi nhận giao dịch mua bán.
– Phiếu đóng gói (Packing List: Bao gồm thông tin về số, ngày lập hóa đơn; tên địa chỉ của người bán và người mua; cảng xếp, cảng dỡ; tên tàu và số chuyến; thông tin chi tiết về hàng hóa như số lượng, số kiện, trọng lượng và thể tích.
– Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (C/Q): Là chứng từ xác định chính xác số lượng và trọng lượng hàng hóa đã giao. Đây là tài liệu quan trọng để xác nhận số lượng và trọng lượng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
– Chứng từ bảo hiểm (Insurance documents): Là chứng từ xác nhận việc mua bảo hiểm cho hàng hóa được vận chuyển. Chứng từ bảo hiểm cung cấp thông tin về tên người được bảo hiểm, giá trị của hàng hóa và các rủi ro được bảo hiểm. Điều này đảm bảo sự an toàn và bảo vệ quyền lợi trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Các chứng từ phát sinh trong giao nhận vận tải đường biển
Southern sẽ đánh giá hàng hóa nhập khẩu khi nhận để kịp thời hỗ trợ nhà nhập khẩu yêu cầu bồi thường bằng cách xác định sự thiếu hụt, mất mát và thiệt hại. Một số chứng từ vận chuyển đóng vai trò là cơ sở pháp lý cơ bản để giải quyết bồi thường như:
- Biên bản kê khai hàng thừa (Surplus Cargo Certificate): Chứng từ này ghi nhận số lượng hàng hóa còn thừa sau khi tải lên tàu, thông thường do nhà xuất khẩu gửi quá nhiều hàng so với hợp đồng.
- Biên bản nhận hàng với tàu (Mate’s Receipt): Đây là biên bản do thủ kho tàu hoặc đại diện tàu ký nhận, xác nhận việc nhận hàng hóa và điều kiện chung của hàng hóa khi được tải lên tàu.
- Biên bản đánh giá chất lượng (Quality Inspection Certificate): Chứng từ này ghi nhận kết quả đánh giá chất lượng của hàng hóa trước khi được vận chuyển và tải lên tàu.
- Biên bản vỡ hàng (Damage Certificate): Được lập nếu hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, biên bản này ghi nhận tình trạng hư hỏng và nguyên nhân dẫn đến sự cố.
- Biên bản giám định số cân (Tally Sheet): Chứng từ này ghi nhận thông tin về trọng lượng của hàng hóa khi được tải lên và xuống tàu.
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm (Insurance Survey Report): Nếu hàng hóa được bảo hiểm, biên bản này sẽ ghi nhận các thông tin về việc giám định tình trạng hàng hóa và mức độ thiệt hại do sự cố trong quá trình vận chuyển.
- Thư phản đối (Letter of Protest): Khi có tranh chấp về vấn đề hàng hóa, thư phản đối được gửi bởi bên liên quan để chính thức bày tỏ sự không đồng ý và yêu cầu điều tra, giải quyết.
- Thư khiếu nại (Letter of Complaint): Đây là thư mà bên gửi hàng hoặc nhà nhập khẩu gửi tới bên vận chuyển khi có sự cố liên quan đến hàng hóa, yêu cầu hỗ trợ và giải quyết vấn đề.
