Trong thời đại công nghệ 4.0, việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận tải là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp Hệ thống quản lý vận tải TMS như một công cụ hỗ trợ đắc lực.
Với khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí vận chuyển, và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, TMS đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của nhiều tổ chức. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Hệ thống quản lý vận tải TMS và những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu về Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS
TMS (Transport Management System) là một phần của chuỗi cung ứng và quản lý logistics giúp theo dõi và quản lý các hoạt động vận tải và vận chuyển hàng hóa. TMS cung cấp một giải pháp tự động hóa để giúp các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến nơi đến.
Tính năng TMS
Các tính năng quan trọng của một hệ thống TMS bao gồm:
– Lên kế hoạch và tối ưu hóa việc vận chuyển: TMS giúp xác định tuyến đường tốt nhất cho việc vận chuyển hàng hóa. Đồng thời tính toán chi phí và thời gian vận chuyển.
– Theo dõi và quản lý đơn hàng: TMS cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng đơn hàng và việc vận chuyển. Đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và đúng địa chỉ.
– Quản lý các đối tác vận chuyển: TMS giúp theo dõi và quản lý mối quan hệ với các đối tác vận chuyển. Từ việc lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp cho đến việc theo dõi hiệu suất của họ.
– Phân tích dữ liệu và báo cáo: TMS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo. Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất vận tải và tìm kiếm cơ hội để cải thiện và tiết kiệm chi phí.
– Tích hợp với các hệ thống khác: TMS có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý kho, hệ thống quản lý đơn hàng, và các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng khác để tạo ra một hệ thống quản lý logistics toàn diện.
Đối tượng nên sử dụng TMS
– Doanh nghiệp vận tải và logistics: Những công ty chuyên về vận chuyển hàng hóa có thể sử dụng Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS để tối ưu hóa hoạt động vận chuyển của mình, từ việc lên kế hoạch và theo dõi đơn hàng, đến việc quản lý các đối tác vận chuyển.
– Nhà sản xuất và nhà phân phối: Các doanh nghiệp sản xuất và phân phối có thể sử dụng TMS để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng của mình, giảm thiểu chi phí vận chuyển và tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến kho và từ kho đến khách hàng.
– Các công ty bán lẻ và thương mại điện tử: Doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử có thể sử dụng TMS để cải thiện dịch vụ khách hàng và quản lý việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng cuối cùng.
– Các tổ chức và doanh nghiệp khác: TMS cũng có thể được sử dụng bởi các tổ chức và doanh nghiệp khác có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, như các tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ, và các doanh nghiệp dịch vụ khác.
Nói chung, bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu vận chuyển hàng hóa và muốn cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí trong quá trình vận chuyển đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng một hệ thống TMS.
Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS hoạt động như thế nào?
TMS là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa. TMS thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu về hàng hóa, nhà vận chuyển và người giao hàng. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch, tối ưu hóa tuyến đường và theo dõi tiến độ giao hàng.
Công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ của TMS cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động vận chuyển, giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn. Đặc biệt, hệ thống này còn có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như hệ thống quản lý kho (WMS) và phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tạo nên một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng đồng bộ và toàn diện.
ERP chủ yếu hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực, kế toán và lưu trữ đơn hàng, trong khi WMS giúp sắp xếp hàng hóa trong kho, xử lý đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho. Còn TMS chịu trách nhiệm quản lý và tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa. Sự kết hợp của ba hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả từ khâu sản xuất đến khâu phân phối sản phẩm.
Lợi ích của Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS
- Tối ưu hóa Quá trình Vận chuyển:
Trong quá khứ, quy trình quản lý và theo dõi vận chuyển thường rất phức tạp và tốn kém thời gian, từ việc liên lạc qua điện thoại, điều chỉnh và phân loại các tuyến đường, cho đến việc kiểm soát chất lượng hàng hoá.
Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS, tất cả các thông tin vận tải, từ vị trí của hàng hoá, tình trạng của lái xe, cho đến tuyến đường vận chuyển. Đều được thu thập và cập nhật liên tục trên một nền tảng đồng nhất. Hệ thống này tích hợp công nghệ GPS và hộp đen trên xe vận chuyển. Giúp theo dõi vận đơn một cách chính xác và trực quan hơn.
- Tiết kiệm Chi phí:
TMS giúp giảm chi phí phân phối bằng cách tối ưu hóa quy trình liên kết thông tin giữa kho hàng và phương tiện vận chuyển, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu suất làm việc. Việc sắp xếp và quản lý đội xe, nhân sự cũng trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn nhờ vào việc sử dụng hệ thống này.
Cụ thể, các chức năng vận tải được thực hiện một cách hiệu quả. Giúp cắt giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc chờ đợi chứng từ, bốc dỡ hàng hóa, và các hoạt động khác. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí tiêu thụ hàng tồn kho và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Cải thiện Dịch vụ Khách hàng:
Với bảng quản lý vận chuyển riêng biệt dành cho từng khách hàng, hệ thống TMS giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và cập nhật tình trạng hàng hóa của mình mọi lúc, mọi nơi. Từ đó gia tăng sự tin tưởng và hài lòng của họ đối với dịch vụ của doanh nghiệp.
Khách hàng sẽ được cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng đơn hàng, từ việc chuẩn bị và đóng gói, cho đến việc vận chuyển và giao hàng. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan và chính xác về quy trình vận chuyển, giảm bớt lo lắng và mất thời gian trong việc liên lạc trực tiếp với doanh nghiệp để kiểm tra tình trạng đơn hàng.
- Quản lý Tốt hơn với Các Đối tác Vận chuyển:
TMS giúp quản lý mối quan hệ với các đối tác vận chuyển. Từ việc đánh giá và lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp, đến việc theo dõi hiệu suất của họ.
- Phân tích Dữ liệu và Báo cáo:
TMS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất vận tải và tìm kiếm cơ hội để cải thiện và tiết kiệm chi phí.
- Phát triển quy mô:
Phát triển quy mô kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và quản lý đòi hỏi việc tổ chức và điều hành hoạt động một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Đặc biệt là khi đối mặt với sự gia tăng về số lượng đội xe, khách hàng, và các tuyến đường vận chuyển.
Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS ra đời như một giải pháp hoàn hảo giúp giảm thiểu những khó khăn trên. Thay vì phải sử dụng nhiều nhân sự với trình độ chuyên môn cao, TMS giúp doanh nghiệp chỉ cần một người điều hành được đào tạo nghiệp vụ cụ thể, để có thể quản lý và điều hành tất cả các hoạt động vận chuyển.
Sự khác nhau giữa Hệ Thống Quản Lý Vận Tải TMS và WMS
Hệ thống quản lý vận tải (TMS)
– Chức năng chính: TMS được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận tải, từ việc lập kế hoạch và theo dõi tuyến đường, đến việc quản lý các đơn vị vận chuyển và giám sát chi phí vận tải.
– Mục tiêu: Tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm chi phí vận tải và cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận.
Hệ thống quản lý kho (WMS)
– Chức năng chính: WMS tập trung vào việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong kho, từ việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa, đến việc quản lý đơn hàng và kiểm kê.
– Mục tiêu: Tối ưu hóa không gian và thời gian lưu trữ, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc trong kho.
Trong một số trường hợp, TMS và WMS có thể được tích hợp để tạo thành một hệ thống quản lý logistics toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ kho đến vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
